Certains événements, tels que des conférences ou des séminaires, ont des activités ou des éléments de calendrier qui sont limités dans l’espace et peuvent accepter un nombre limité de participants. Même si ces activités sont gratuites, vous pouvez exiger que les participants s’inscrivent et mettre leur nom sur une liste avant de pouvoir y assister.
Pour ces « items », Grenadine Event Planner propose des inscriptions aux « items ».
C’est une façon d’exiger que les gens s’inscrivent avant de pouvoir assister à la réunion ou conférence. Lorsque vous avez besoin d’inscriptions à des événements spécifiques, vous définissez une capacité maximale (par exemple 50 personnes) et les personnes qui souhaitent participer s’inscriront sur la base du premier arrivé, premier servi. Lorsqu’une personne s’inscrit, il reçoit un courriel de confirmation à cet effet, et l’événement apparaît également sur son horaire personnel.
Bien sûr, en tant qu’organisateur d’événement, vous pouvez également choisir de signer des invités en leur nom.
Lorsque vous avez des « items » très populaires, vous pouvez même définir des listes d’attente. Tous les participants qui tentent de s’inscrire à un « item » qui n’a plus d’espace mais possède une liste d’attente, seront inscris sur cette liste. Les participants dans liste d’attente seront listés selon le principe du premier arrivé, premier servi (comme les inscriptions réelles) et seront avisés si de la place est de nouveau disponible
Waitlists can also be useful when you are not sure if specific activities will be offered during your event. You can set « tentative » with no confirmed capacity, but where people can sign up for waitlists. If the item becomes confirmed, you simply increase the item capacity from 0 to whatever you can handle, and all waitlisted guests will automatically be moved to the registered list, up to the newly confirmed capacity of your item.
Les listes d’attente peuvent également être utiles lorsque vous n’êtes pas sûr si des activités spécifiques seront proposées pendant votre événement. Vous pouvez la définir de manière « provisoire », sans capacité confirmée, en permettant l’inscription sur une liste d’attente. Si l’élément est confirmé, il suffit d’augmenter la capacité de 0 à tout ce que vous pouvez gérer, et tous les invités sur liste d’attente seront automatiquement inscris.
Tout comme les invités peuvent s’inscrire pour les articles à espace limité, ils peuvent également annuler leurs sign up comme ils le souhaitent. Lorsqu’un invité annule son inscription, l’espace devient disponible pour le prochain invité sur la liste d’attente, ou la prochaine inscription régulière.
En tant qu’organisateur, lorsque vous utilisez des inscriptions pour des activités qui ont lieu durant votre événement, vous obtenez une liste complète de tous ceux qui se sont inscrits. Vous pouvez vérifier les personnes sur une liste papier, ou vous pouvez utiliser l’application mobile de check-in Grenadine pour vérifier l’inscription des personnes avant de rentrer dans la salle.
