Comment choisir son logiciel de planification événementielle?

Aujourd’hui, vous avez eu rendez-vous avec un nouveau client, ou votre boss vous demande de créer un événement pour votre entreprise. C’est probablement l’événement le plus important de l’année et vous ne pouvez pas vous permettre autre chose qu’une belle réussite. Alors vous réunissez votre équipe pour une première réunion, et faites un bon gros brainstorming comme vous aimez tant. Les idées fusent : il vous faut un logiciel de billetterie pour enregistrer les participants, un beau site internet pour relayer l’information, centraliser les lieux, les speakers, les besoins dans chaque salle, ce qui à lieu où, avec qui, un bon gros fichier excel pour répertorier tous les participants, de quoi envoyer les invitations par mail… Et puis tout se bouscule dans votre tête, il y a trop de systèmes différents à utiliser pour s’en sortir ! Du coup un de vos collègues vous suggère – pourquoi pas – un logiciel de planification d’événement! “OK Google, trouves mois le meilleur logiciel de planification d’événements?” La liste de résultats n’en finit plus tellement il y a de sites répertoriés comme étant le meilleur logiciel du monde ! Concluez donc que ce n’est certainement pas la bonne question à poser. En effet, la meilleure plateforme de planification n’est peut être pas la meilleure pour VOUS. La solution qui s’offre à vous est alors de trouver un logiciel qui soit capable de combler des besoins essentiels:

1. Un outil simple et rapide

Avant d’acheter votre abonnement pour un logiciel de planification événementielle, nous vous conseillons vivement de le tester! La plupart des logiciels proposent une version d’essai gratuite. De plus, durant cet essai, agissez en tant que planificateur, mais aussi, mettez-vous à la place de vos participants. C’est à eux qu’est destiné le site internet qui en découle. Ainsi posez-vous la question si l’interface est-elle suffisament attirante et si celle-ci fonctionne bien. Le plus important avec ce type de logiciels, c’est de pouvoir travailler dessu facilement, donc vérifiez bien cela.

2. Un bon service client:

Même si un logiciel de planification événementielle possède une belle interface, facile d’utilisation, vous pouvez avoir besoin d’un petit coup de main pour votre première fois. Il est donc important de chercher un outil créé par une compagnie qui se soucie de ses clients et qui a une équipe de support à votre service. La qualité de ce service peut déterminer votre expérience avec le logiciel. Alors, grâce à ce service, vous pouvez poser les questions que vous souhaitez et être aidé à tout moment  dans la construction de votre site. Avoir un bon service client est essentiel, surtout lorsque des difficultés apparaissent, l’équipe de support peut prendre le relais et régler les soucis pour vous.

3. Des fonctions de qualité

Avoir toutes les fonctions dont vous avez besoin pour mener à bien votre projet est impératif. Assurez-vous que celles-ci soient présentes et de qualité, car c’est la qualité qui fait la différence. Soyez sûr que le logiciel de planification d’événements possède toutes les fonctionnalités nécessaires à celui que vous organisez car il existe un grand nombre de logiciels mais ils n’ont pas tous les mêmes propriétés.    Ce que vous pouvez conclure de cet article est que choisir un bon outil, c’est garantir la réussite de son événement. Les participants seront bien informés, auront tous les éléments en main pour aller à votre événement. Trouvez un outil qui correspond à vos attentes et besoins: cela représente un gain de temps colossal. Enfin, choisissez un petit système avec des personnes à votre écoute, et de bons interlocuteurs, plutôt qu’un outil tout automatisé. Ces conseils sont à prendre au sérieux car choisir un bon planificateur, c’est vous donner le pouvoir de créer de meilleurs événements et vous assurer la satisfaction de vos clients ou chefs.   Il existe de nombreux avantages de choisir le logiciel de planification d’événement Grenadine Event Planner (et son équipe bienveillante) pour vous aider à organiser le votre: 

Le Grenadine Event Planner est un outil de management simple et rapide.

L’équipe Grenadine travaille d’arrache pied poru faire de son logiciel l’outil le plus confortable à utiliser. Son tableau de bord est clair et simple avec beaucoup de fonctions utiles au menu comme la vente de ticket, la gestion de la logistique, et le management du planning. Il est très facile de s’y connecter et d’accéder au menu principal. Son site web automatiquement généré est aussi un atout de taille dans la simplicité, ils est esthétiquement agréable et permet de rendre l’expérience visiteur plus intéressante.  

• La gestion de vos participants

Vous pouvez programmer des réunions auxquelles les gens peuvent participer, choisissez de les inscrire vous-même en créant leur profil, ou bien vous pouvez les laisser faire part eux-mêmes (tout dépend du type d’événement que vous souhaitez mettre en place et de votre audience). Assignez des intervenants et des participants à vos réunions. Avec Grenadine Event Planner, vous avez la possibilité de communiquer avec vos participants, exposants et autres intervenants par la fonction emailing. Vous pouvez alors envoyer des emails avant l’événement mais aussi garder contact et tenir les personnes au courant du moindre changement durant celui-ci grâce à l’envoie de notifications push. Partagez des documents avec certains d’entre eux ou bien à tous. C’est vous qui choisissez. Partagez chaque document qui pourrait être utile pour votre réunion.  

Vous pouvez également:

-Vendre ou offrir des billets, imposer un nombre limité de places, et garder un oeil sur les ventes en tout temps. -Publier toutes ces informations sur un site web automatiquement généré via Grenadine. Vous pouvez aussi l’intégrer à votre propre site internet grâce à notre système d’APIs. -Permettez à vos participants de consulter toutes les informations dont ils ont besoin depuis leur smartphone grâce à l’application Grenadine Event Guide, téléchargeable sur Android et IOS. Ils peuvent consulter leur planning, les profils de participants, qui est l’intervenant… et être tenu au courant de toute mise à jour par les notifications.   Chez Grenadine, nous construisons une relation client gagnant-gagnant. Nous développons notre logiciel en fonction de VOS besoins, et travaillons activement en collaboration avec nos clients afin de toujours s’améliorer.