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Activités du programme

Activités du programme

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Le Module de gestion des activités du programme est un des modules les plus utiles du système de planification d’événements Grenadine. Ce module énumère et décrit, selon leur type, chacune des activités inscrites au programme de votre événement – conférence, table ronde, atelier, séminaire, entrevue, point de presse, jeu, rencontre informelle ou sociale et autres – mais il permet d’en décrire les particularités distinctives – les caractéristiques utiles – ainsi que les contraintes qui sont y associées: par exemple, participation libre ou sur invitation, nombre maximum de participants…

En outre, ce module permet aux membres de votre équipe de planification d’ajouter ou de soustraire des items, caractéristiques ou contraintes, au fur et à mesure qu’ils se présentent dans le temps. Bref, ce module de gestion des activités du programme, par l’organisation de son contenu détaillé, facilite et rend la planification et le déroulement de votre évènement efficace.

Les activités peuvent posséder plusieurs caractéristiques parmi les suivantes:

  • Un titre long et un titre abrégé
  • Une description complète pour publication dans les horaires et dans les applications mobile pour congressistes
  • La ou les salles dans lesquelles l’activité se déroulera
  • Des descripteurs pour faciliter la recherche
  • L’heure du début et la durée de l’activité
  • Des notes privées à l’usage des membres de votre équipe de planification et de gestion
  • Des notes à l’usage des présentateurs et modérateurs
  • Le type d’activité, par exemple une présentation, un groupe de discussion, une fête, etc.
  • La disposition de salle requise pour la tenue de l’activité, par exemple un disposition en « théâtre », ou une disposition avec tables rondes, etc.
  • Une notation indiquant si le descriptif de l’activité sera publié dans le programme papier et sur application mobile
  • Les nombres minimums et maximums de présentateurs requis pour présenter l’activité
  • Une indication de la taille probable de l’auditoire afin de faciliter la planification
  • La taille des caractères d’affichage dans les applications de conférence iOS et Android (pour promouvoir ou indiquer l’importance relative accordée aux diverses activités)
  • Des images utilisées pour agrémenter l’aspect visuel ou augmenter l’importance visuelle d’une activité dans l’application mobile Android ou iOS. Il peut s’agir, par exemple, de la photo du présentateur principal, ou encore d’un logo.

Une fois la liste complète des particularités distinctives énumérée, les organisateurs peuvent ajouter les contraintes particulières associées à chacune des activités. Par exemple, ces contraintes peuvent inclure :

  • L’identification des équipements requis pour l’activité : projecteurs, microphones, accès Internet, ordinateur portatif, tableaux, traduction simultanée, etc.
  • Les indications concernant le type de participation : grand public, sur invitation, pour membres inscrits, pour journalistes….

Le système de planification d’événements Grenadine utilise l’ensemble de ces informations dans le processus de planification et d’organisation pour faciliter et rendre efficace l’organisation et le déroulement de l’ensemble des activités.