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Administration

Module d’administration

Le module d’administration permet de configurer plusieurs options dans le système d’organisation d’événement Grenadine. Le module permet aux administrateurs de créer des codes d’accès au système pour chacun des membres de leur équipe de planification autorisé à utiliser le système. Il permet également de gérer les droits et privilèges de chacun d’entre eux.

Administration du système de gestion événementiel

Informations générales sur la conférence

La section informations générales est l’endroit où les organisateurs décrivent les paramètres de base de votre évènement, conférence, congrès ou autre : le nom, sa date de début, le fuseau horaire et la durée totale de la conférence. Ces informations seront utilisées comme contraintes générales s’appliquant à la planification de l’évènement. Les organisateurs peuvent également y spécifier des clés captchas à utiliser comme mécanisme de sécurité supplémentaire durant la période d’envoi des invitations par courriel.

Équipements

Dans ce module équipements il vous sera possible de préciser les divers types d’équipements et le nombre requis de chacun d’entre eux pour votre conférence  : projecteurs, tableaux, microphones et haut-parleurs, ‘smartboards’, ordinateurs portatifs et autres. Ceci dans le but de faciliter la réservation et la livraison des équipements en temps et lieux opportuns. Le système Grenadine est également en mesure d’imprimer sur feuilles papier toute liste d’équipements qui serait utile pour les coordinateurs en logistique et ce avant ou pendant l’événement.

Formats des activités

Le module formats des activités permet aux organisateurs de préciser les différents formats d’activités qui seront présentés à vos conférences. Par exemple les activité peuvent prendre la forme de présentations formelles, de discussions-goûters, de séances de travaux pratiques, de séances d’autographes, de concerts, de fêtes et spectacles ou tout autre format pertinent.

Mettre les différents formats disponibles dans le dictionnaire de configuration Grenadine aide par la suite les coordonnateurs à planifier les paramètres de chaque item tels que la configuration requise pour la salle où se tient l’item. De même, les visiteurs à votre conférence pourront par la suite consulter les formats d’items dans le programme imprimé ou avec les applications mobiles iPhone et Android.

Catégories d’invitations

On utilise le module catégories d’invitations pour regrouper vos participants, actuels ou potentiels, en groupes logiquement constitués de façon à pouvoir expédier les invitations en lots uniformes. Il vous est possible, par exemple, de regrouper ou de catégoriser les invitations par la langue d’envoi — Anglais, Français, Espagnol — ou encore par type d’invité — VIP, membres, non-membres, orateurs invités, politiciens, techniciens, administrateurs, et ainsi de suite. Le système de planification Grenadine utilise ainsi les catégories d’invitations pour assister les organisateurs à regrouper les envois et à faire le suivi des réponses suivant les divers canaux –courriels, courrier, messages texte…– utilisés pour répondre. Ceci permet de décider, par la suite, le type de suivi à faire et les moyens utiles pour réaliser ces suivis, par exemple, s’il est approprié de faire parvenir les confirmations d’horaires de conférence par courriel.

Configurations de salles

Dans le module configuration de salles les organisateurs précisent les différentes configurations de salles qui seront offertes pour la tenue de la conférence, du congrès, de la rencontre…. Par exemple, les salles pourraient être configurées en « théâtre », avec des grandes tables rondes, en zone de réception, avec des sections assises informelles (sofas),ou autres. En utilisant le module de configuration de salles, les organisateurs peuvent planifier et produire, en temps opportun, des feuilles imprimées pour les responsables  de la logistique qui devront configurer ou, suivant les besoins, reconfigurer les différentes salle durant l’événement.

Importation de données externes

Le système de conférences Grenadine permet aux planificateurs d’importer des listes de participants de sources externes de divers formats tels que, par exemple, les fichiers Excel (format CSV).  De telles sources peuvent s’avérer utiles pour compléter une liste initiale d’invités potentiels, d’invités confirmés, ou les deux.

Contextes de mots-clés

Un peu partout dans le système d’organisation de conférences Grenadine sont utilisés des mots-clés et des « contextes de mots-clés » pour aider les équipes de planification à ordonner les items en groupes reliés. Un contexte de mots-clés peut être défini par matière, par exemple « planification financière », « technologie », « académique », « scientifique » ou tout autre groupe de sujets logiquement reliés. Le système Grenadine utilise les mots-clés de plusieurs façons pour classifier les événements et les participants, et les utilisateurs peuvent à plusieurs endroits filtrer des listes ou effectuer des recherches par mots-clés.

Adresses de courriel

Le système de planification d’événements Grenadine contient un module intégré de gestion des courriels qui permet la saisie d’adresses et l’envoi de courriels aux participants ou participants potentiels. Ceci facilite l’envoi d’invitations et de confirmations. De concert avec l’envoi de sondages aux participants potentiels, ce module permet aussi la saisie automatisée de données. Le module d’administration des courriels permet aux organisateurs d’indiquer les adresses « de » et ainsi personnaliser les communications et s’assurer que tous les courriels envoyés proviennent non pas d’une adresse générique mais bien des adresses officielles de chacune de vos conférences.

Gestion des images

Le module de gestion d’images permet aux organisateurs de télécharger des images personnalisées qui seront utilisées pour décorer les éléments visuels des applications mobiles de conférence pour iOS et Android. En utilisant vos propres images, vous êtes en mesure d’adapter la charte graphique des applications et ainsi respecter vos standards de marque et ajouter un intérêt visuel à chaque item.