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Communications courriels – eMails

 

Communications

Le système de planification Grenadine permet aux organisateurs de faire parvenir une variété de messages courriels – EMails – aux participants et aux autres organisateurs. Le module « communications » permet aux organisateurs de créer des gabarits, de préparer, effectuer des envois, et visualiser les rapports d’envoi. Les communications courriels (EMail) sont utiles pour faire parvenir les invitations à vos évènements, distribuer les questionnaires de sondages électroniques ou des demandes d’évaluation aux participants.

Un autre exemple consisterait à faire parvenir les horaires définitifs aux présentateurs.

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Gérer les envois par courriel

La section de gestion des envois permet aux organisateurs de planifier l’envoi de courriels (EMails) par lots, de décider quels sont les destinataires de chaque lot ainsi que de choisir le gabarit qui sera utilisé pour chacun. Par exemple, un lot d’envoi destiné aux présentateurs pourra faire part de l’horaire définitif avec les dates, heures et salles auxquelles ils doivent se rendre. Le système, qui adresse chaque envoi individuellement de façon personnalisée, informe ainsi chaque présentateur que son activité est belle et bien inscrite au programme, à quel endroit il doit se rendre et, le cas échéant, qui sont ses collaborateurs ou co-présentateurs.

Les informations personnalisées contenues dans les courriels sont également mises à la disposition de tous les participants et visiteurs en temps réel au moyen des applications mobiles iPhone (iOS) et Android.

Rapports d’envois

Au moyen de rapports d’envoi, les organisateurs de conférence peuvent accéder à une vue d’ensemble complète des courriels envoyés et à qui. Les organisateurs peuvent également, par courriel, demander à chaque participant, en temps opportun, de reconfirmer sa participation à l’événement et à chacune des présentations identifiées à son nom. Les présentateurs pourront, de la même façon, confirmer le rôle qu’ils occupent dans chaque session : modérateur, auditeur, présentateur principal, et même tout rôle de « réserve » à occuper en cas d’absence imprévue d’une autre personne.

Gabarits de courriels

Toutes les communications électroniques  émises par le système de conférence Grenadine sont produites dans des gabarits personnalisés à votre image de marque et à l’image de votre évènement ou de votre conférence. Ils permettent de produire des textes génériques et aussi d’intégrer des champs variables contenant des informations spécifiques à chaque participant, telles que le nom, le prénom, la compagnie qu’il représente, le rôle, les codes d’invitation, les affectations aux événements etc. Les gabarits de courriel représentent un moyen puissant pour les organisateurs d’automatiser des tâches répétitives dont le volume peut augmenter rapidement durant les jours qui précèdent l’évènement. Les envois de confirmations à un grand nombre de participants n’en sont qu’un exemple.

Notifications push sur l’app. Mobile

Les notifications push sont des messages courts que vous pouvez envoyer aux utilisateurs de votre application mobile Grenadine. Si les utilisateurs ont accepté de recevoir des notifications, les messages que vous envoyez depuis le système Grenadine, s’affichent dans la zone de notification de l’appareil mobile ou dans l’application. Utilisez les notifications push pour envoyer des messages de dernière minute ou des messages temporaires à vos utilisateurs, par exemple «VIP Party commence dans 15 minutes dans Grand Ballroom» ou «La présentation vidéo est passée de la salle A à la salle B»