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Conférenciers et autres participants

Gestion des conférenciers et autres participants

Le module Gestion des participants est au cœur du système d’organisation de conférences Grenadine. Ce module permet la saisie des données décrivant les participants – qu’ils soient potentiels ou confirmés – et de les regrouper en diverses catégories utiles. Pour le système, la notion de participants inclut toute personne qui apporte ou peut apporter une contribution à l’événement, soit, par exemple, en tant que présentateur, membre d’un groupe de réflexion, conférencier vedette, bénévole ou autre.

Pour augmenter encore plus l’efficacité de la planification, ce module permet la gestion de participants substituts que l’on retient pour remplacer des participants acquis dans l’éventualité du retraits d’un ou de plusieurs de ces derniers.

Manage your conference participants and attendees in this planning module

Détails d’un participant

Dans le module des participants, collectez les informations nominatives de vos invités, suivez le statut de leur invitation et catégorisez les invitations en groupes pertinents. Tous les participants, qu’ils aient accepté ou non votre invitation, pourront être suivi au moyen du module des participants.

Informations de contact

Pour chaque participant ou présentateur, vous pourrez suivre une un plusieurs adresses postales et indiquer une adresse par défaut pour l’envoi de communication par courrier. Entrez également une ou plusieurs adresses de courriel et spécifiez l’adresse principale à utiliser pour les communications, ainsi que l’adresse à publier au grand public s’il y a lieu. De même, saisissez plusieurs numéros de téléphones et indiquez quels numéros utiliser lorsque vous devez contacter le participant.

Biographie

Gérez et visualisez les informations biographiques de chaque participant, qu’elles soient remplies par le participant lui-même avec le sondage automatisé, ou qu’elles soient entrées par les organisateurs de conférences. Le module participants vous permet également de spécifier des liens vers les sites Web personnels des présentateurs, leur page Facebook, leur compte Twitter, diverses photos à publier ou encore d’autres URLs relatifs aux médias sociaux.

Optionnellement, ces liens seront présentés sur les programmes officiels ainsi qu’à l’intérieur de l’application mobile de conférence pour Android ou iOS.

Mots-clés reliés aux participants

Le système d’organisation de conférence Grenadine vous permet de visualiser et procéder à l’entrée de données de mots-clés reliés à chaque participant. Les mots-clés reliés aux participants seront utilisés durant les activités de planification des séances de présentation afin de faciliter la recherche de présentateurs par intérêt et par expérience.

Disponibilité des présentateurs

Pour chaque présentateur potentiel ou confirmé, collectez et visualisez les informations sur leurs disponibilités. Ces informations incluent non seulement les plages horaires de disponibilité, mais également les contraintes particulières qui ont été exprimées par le présentateur, par exemple « ne me cédulez pas en même temps que l’événement x » ou encore « ne me mettez pas en équipe avec le participant y« .

Items

La section « items » vous permet de voir tous les items auxquels le participant a été affecté. Un participant peut avoir été affecté en temps que présentateur principal, présentateur secondaire ou assistant, ou encore en temps que modérateur ou même présentateur substitut en cas d’absence d’un autre présentateur.