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Gestion des horaires et conflits

Planification et gestion des horaires

La solution de planification d’événements Grenadine permet de réaliser le cycle complet de planification des horaires et de résolution des conflits qui y surgissent. Avec le module « planification et gestion des conflits d’horaires », et l’outil de gestion « horaires visuels », vos programmes sont élaborés par plage-horaire, par lieu, par salle ou encore par regroupement de plusieurs salles simultanément. De plus, en utilisant ce module vous pourrez facilement identifier les conflits d’horaires de tous types, y compris les conflits d’utilisation de salles et d’équipements.

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Identifier rapidement les conflits d’horaire

En utilisant le module de planification et la gestion des horaires, toutes les activités au programme, ainsi que toutes les présentations, sont énumérées sur un calendrier d’activités. Au moyen de ce calendrier visuel, les membres de votre équipe de planification et de gestion des activités peuvent assigner, réassigner ou simplement changer les  assignations des plages horaires à l’écran, de façon visuelle. De plus, chaque conflit d’horaire est clairement identifié afin qu’ils puisse être résolu facilement et rapidement. Les conflits d’horaires incluent notamment les types suivants :

  • Les affectations multiples et simultanées – lorsqu’un participant doit être à deux endroits ou faire deux choses en même temps.
  • Les conflits de salles- les salles qui ont été assignées à plus d’une activité en même temps, ou qui doivent servir à des activités dont les horaires se chevauchent au début ou à la fin de leurs plages horaires.
  • Les conflits d’activités ou de présentations- Ce sont les activités qui ne respectent pas certaines contraintes requises par ceux qui en sont responsables, par exemple, un présentateur qui aurait demandé à ne pas donner sa présentation en même temps que celle d’un présentateur célèbre.
  • Les conflits de contraintes de temps- Il s’agit des conflits qui surviennent suite à la planification d’horaires mais qui ne concordent pas avec les disponibilités des participants. Par exemple, une présentation assignée un vendredi matin alors que le présentateur avait prévenu que ce moment ne pouvait pas lui convenir.
  • Les conflits de disponibilité- Ce sont les conflits de sur-utilisation des participants, des assignations à des moments où les responsables sont absents. Semblables aux conflits de contraintes de temps, ceux-ci sont principalement déterminés par les dates et heures d’arrivée et de départ des responsables d’activités.
  • Les conflits d’activités « dos à dos »- Ces conflits sont reliés à des horaires planifiés de façon trop serrée. Un conférencier donnant une présentation de 9:00h à 10:00h, par exemple, pourra difficilement participer à une autre activité immédiatement après. Malgré que cela soit techniquement possible, ce genre d’affectation peut créer des difficultés du type suivant : le conférencier n’a pas le temps de rencontrer des membres de l’auditoire après sa présentation ou de se rendre à une seconde activité à temps. Le module horaires du système de planification de conférences Grenadine identifie ce genre de conflit et permet, au bas mot, d’en prendre connaissance et de décider des actions à prendre.

L’outil de gestion horaires visuels est un instrument puissant du système de planification de conférences Grenadine. Il permet d’identifier facilement et de réagir rapidement à divers types de conflits d’horaire sans qu’il soit nécessaire de recourir à des recherches longues et détaillées ou à des manipulations complexes de chiffres.