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Lieux et salles

Gérer les lieux et les salles des événements

Le système de planification d’événements Grenadine permet aux organisateurs de gérer des conférences ou autres évènements d’envergure dans un ou plusieurs lieux, simultanément. Par exemple, certaines grandes expositions, conférences ou assemblées annuelles nécessitent l’utilisation de deux ou même de plusieurs hôtels et palais de congrès afin d’accommoder un grand nombre de participants ou de visiteurs.

Les organisateurs peuvent utiliser le module « lieux et salles » pour consigner et tenir compte des détails de chaque lieu et de chaque salle ou emplacement au sein de celui-ci. Aussi il permet d’identifier l’ensemble des salles disponibles et leurs configurations. Le système de planification Grenadine peut décrire chacune des salles selon les caractéristiques suivantes :

  • Le nom ou le numéro de la salle
  • La configuration par défaut de la salle (par exemple configuration en « théâtre » ou configuration avec des tables rondes)
  • La capacité de la salle, c’est-à-dire le nombre de personnes pouvant y être accommodées
  • La vocation principale de la salle
  • Toute autre information utile à l’équipe de planification, par exemple une contrainte particulière, une hauteur de plafond, le nombre de fiches d’électricité…

Le module « Lieux et salles » du système de planification d’évènements peut faire encore plus. Il peut intégrer les différentes configurations que chaque lieu et chaque salle peut prendre ainsi que le nombre de personnes pouvant être accomodées dans chacune de ces configurations. Cela permet de faire des simulations pendant la planification afin de maximiser l’efficacité d’utilisation des espaces. Une salle particulière, par exemple, peut être configurée en mode théâtre et accommoder 200 personnes; alternativement, elle peut être configurée pour accommoder des groupes de discussion ou encore un banquet. Cette dernière configuration, disposant de tables rondes regroupant dix personnes chacune, par exemple, réduirait la capacité d’accommodation de la même salle à 80 personnes. Il en est de même pour la caractérisation des différents lieux –  hôtels ou centres de congrès – utilisés. Cette possibilité du système Grenadine permet, au moyen de simulations, d’envisager divers scénarios d’utilisation des espaces et de choisir l’option optimale.

Si un lieu a une adresse géocodable valide, toutes les instances du nom du lieu sur la chronologie du programme comprendront un lien vers une carte pour que les participants aient le lieu avec son adresse et une option pour obtenir les directions.